當員工在上班時間使用耳塞或抗噪音耳機，身為主管的你不妨思考一下，
是否辦公空間充斥著讓員工「容易分心」的因素，造成員工必須以
「自力救濟」的方式，營造專心工作的空間，以隔絕辦公室的喧囂擾攘。
員工對空間舒適度的4種反應
一般而言，員工對於辦公空間舒適度的反應，可歸納為4種類型：
1.噪音敏感型：對於同事交談或電話鈴聲等外部刺激相當敏感
（如果你身邊有這類員工，最好避免在辦公室鼓譟，或將電話鈴聲的音量調至最低）；
2.環境敏感型：非常在意工作環境舒適度，例如，辦公室燈光的亮度與柔和度、
座椅的合身度、背後有人走過引發的驚恐度，或人們在辦公室走動而映入眼簾
的視覺干擾度（畢竟，沒人喜歡「背後有人」的感覺，所以如果你經過這類
員工後方走道時，最好吸氣縮腹、側身而過，以免經過時身體碰觸員工的椅子驚擾對方）；
3.複合敏感型：對辦公室的噪音與環境舒適度都非常敏感，他們通常是耳塞
或抗噪音耳機的愛用者（你可以說他們太敏感了，其實喧囂擾攘的辦公室，員工很難專心工作）；
4.我行我素型：不受噪音和環境因素的影響（他們通常是兩種極端--
不是辦公室噪音源的大聲公，就是隨遇而安的禪定者）。
營造專心工作空間的4種方法
根據調查，一般職場中「複合敏感型」的員工最多，「我行我素型」最少。
想要提升工作效率、營造專心工作的辦公空間，以下有4種方法：
1.凝聚注意力，工作就像看電影：一般人注意力只能持續兩小時，
注意力一旦中斷（例如，接電話、與同事交談），就要再花15分鐘才能再次集中。
因此不妨準備一張適合自己的舒適椅子，讓自己即使暫時被打斷，還能立刻回到專心狀態。
此外，如果無論如何都必須開一場冗長的會議時，不妨提出臨時動議，
讓與會者可以每兩個小時休息一次，並於再度開始會議之前，
花10分鐘確認上一段的結論，以提高與會者的注意力。
就像戲院會在正式放映電影前，先播放10分鐘左右的預告片或廣告，
以音樂和旁白集中觀眾的注意力，如果工作也能跟看電影一樣投入，一定會更有效率。
2.設置會議「引導員」或「站著開會」：例行會議、跨部會議、
主管會議--看看自己的一周行程表，閉著眼睛就能猜得到哪些是
浪費時間且毫無意義的會議。近年來出現一種負責主導
「會有議、議能決、決而行、行有效」的職位，名叫「引導員」
（facilitator，或譯為「助導員」），他們並不是照本宣科的議長或司儀，
而是能夠適時修正與會者偏題的閒聊，將討論導回議程設定的主題，
也會關照會議全局，注意每一位與會者都有發言機會，
不至於發生某一位與會者唱獨角戲的情形。
如果公司裡沒有引導員，不妨讓大家「站著開會」，
以「起立會議」的方式進行會議，結果可能有所不同。
以站立姿勢進行溝通，既不容易睡著，也能促進討論，
更重要的是，一直站著很容易疲勞，所以，大家心知肚明必須說重點，早點結束會議。
如果因為某些因素無法讓與會者一直站著開會，也可以變更桌子高度，
或時站時坐，藉由改變姿勢，帶給會議不同的刺激。
3.依據心情，保持最舒服的放鬆坐姿：每個人各有不同的體型與喜歡的放鬆姿態，
所以坐姿各不相同。吃飯時、休息時、工作時，想坐的椅子也不一樣。
同樣是在工作，寫字時、打電腦時、思考時、跟別人說話時，姿勢也會隨著改變。
例如，發呆時身體往後伸展、思考時身體往前傾，或隨著工作狀態不同
而調整座位高度或椅背角度。因此，只有一種椅子的辦公室，
容易壓抑人的情緒、降低工作效率。
不妨在辦公室中放些大小、高度、硬度、材質、形狀、顏色不同的椅子，
增加新鮮有趣的氣氛，讓員工可以配合不同的心情與用途，
選擇適合自己的椅子；或在會議室、交誼廳等公共開放空間，
讓椅子種類多點變化。只要多準備幾種椅子，員工就能配合當下心情自由選用，
可以輕鬆坐下的沙發、適合用餐的餐椅或適合討論交談的會議椅，藉以提高工作效率。
4.桌面擺飾，提高工作效率：調查顯示，只要禁止大學生在宿舍房間牆上貼海報，
或是禁止學生更改房間裝潢，很多學生就會喪失讀書的動力；
甚至，在遭到退學處分的學生房間裡，比在學學生的房間更缺乏個人化裝飾。
所以，在辦公桌上擺放裝飾品的個人化行為，是提升效率的重要元素之一。
工作場合也是一樣，辦公室桌面上的擺飾對員工心理層面的貢獻包括：
轉換心情、開心地工作、打造自己的避風港、刺激靈感、提高注意力、
有助於溝通等。如果你的辦公室禁止員工打造個人化桌面，
不妨讓他們可以自由發揮，甚至獎勵最有個性的桌面裝飾，以提升工作效率。
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